會議策劃執(zhí)行是將活動所有的規(guī)劃與設(shè)想付諸實踐的過程，是整個會議活動的關(guān)鍵所在。一份完美的會議策劃，不僅要有創(chuàng)意性，還要有足夠的可行性，整個團(tuán)隊的執(zhí)行能力也一直都是甲方在選擇會務(wù)策劃公司的時候所看重的。一場會議想要執(zhí)行的高效且順利，離不開眾多人員的認(rèn)真與努力。下面就與大家分享一些上海會議策劃執(zhí)行的相關(guān)注意事項。
一、確認(rèn)和協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項：包括會議時間、會議地點、會議主題、會議參與人員、會議流程等。這些一定要和會議的主持者溝通到位，以免活動現(xiàn)場出問題。
二、確認(rèn)與會人員能夠及時參加會議。在活動開始前一周就要了解到哪些人能夠開參加會議，在會議舉行的前一天，通過郵件或者短信提醒這些參會者會議時間。在活動開始的前20分鐘可通過網(wǎng)絡(luò)或者電話再次提醒這些與會人員。
三、檢查會場。會議開始前對整個會場進(jìn)行檢查，尤其是一些細(xì)節(jié)之處，一定要做到位。
四、調(diào)試會場設(shè)備。會議開始前，查看所需材料是否準(zhǔn)備齊全，對活動所要用到的設(shè)備進(jìn)行調(diào)試。提前調(diào)試場地內(nèi)的電腦和投影儀，以及音響和麥克風(fēng)，確保這些設(shè)備能夠正常使用。另外，還要準(zhǔn)備備用的麥克風(fēng)和音響，一旦有意外發(fā)生，及時應(yīng)對。
五、活動簽到。在會議入口處設(shè)置簽到臺，所有與會者進(jìn)行會議簽到。簽到有傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽到，還有時尚的網(wǎng)絡(luò)簽到，二者均可。同時，在簽到處，發(fā)放活動的相關(guān)資料袋給與會者。
六、準(zhǔn)備席卡與茶水。主席臺一般是嘉賓、重要人員就坐的要提起準(zhǔn)備好席卡，還有茶水和資料放置。
七、調(diào)試會場的空調(diào)。會議開始前，根據(jù)天氣調(diào)試好會場的溫服與濕度，保證室內(nèi)溫度適宜。
八、會議開始前，溫馨提醒所有與會者保持手機(jī)靜音。對會議主題進(jìn)行強(qiáng)調(diào)與介紹。
九、會議開始后，確保活動現(xiàn)場安靜，安排好會議記錄員對會議進(jìn)行記錄，安排攝影師對會議進(jìn)行拍照和攝像。
十、會議茶歇，如果會議時間較長，中間要安排茶歇，可準(zhǔn)備一點點心和水果。
十一、會議結(jié)束后，一定要做好善后工作，對會議室進(jìn)行整理。對活動現(xiàn)場進(jìn)行清理，所有的設(shè)備放歸原位。
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